Hvordan laver man en faktura? Få mine anbefalinger her

At lave en faktura kan virke som en simpel opgave, men det er vigtigt at gøre det korrekt for at sikre, at du modtager betalingen til tiden og overholder lovkravene.

Uanset om du driver en mindre virksomhed eller er freelancer, er det nødvendigt at vide, hvordan man opretter en korrekt faktura.

Denne artikel gennemgår, hvordan du laver en faktura, hvad den skal indeholde, samt hvilke værktøjer du kan bruge for at gøre processen nemmere.

Hvad er en faktura?

En faktura er et dokument, der fungerer som en regning for de varer eller ydelser, du har leveret til en kunde. Fakturaen indeholder information om, hvad der er blevet solgt, prisen på produkterne eller tjenesteydelserne samt betalingsbetingelserne.

Når du sender en faktura til en kunde, forventer du at modtage betaling inden for den angivne betalingsfrist. Fakturaer er også vigtige for at holde styr på virksomhedens økonomi og sikre, at du opfylder dine skattemæssige forpligtelser.

Hvad skal en faktura indeholde?

For at en faktura kan betragtes som gyldig og opfylde både danske og internationale standarder, er der visse oplysninger, der altid skal fremgå:

1. Fakturanummer: Dette er et unikt nummer, som gør det muligt at identificere fakturaen. Fakturanumrene skal være sekventielle, så der ikke opstår forvirring i dit bogholderi.
2. Dato: Fakturaen skal indeholde fakturadatoen, dvs. den dag, du sender fakturaen til kunden.
3. Sælgers oplysninger: Her skal dine virksomhedsoplysninger fremgå, herunder virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktoplysninger. Hvis du er selvstændig, skal du inkludere dine personlige oplysninger.
4. Kundens oplysninger: Du skal også inkludere din kundes navn, adresse og eventuelle relevante oplysninger, som CVR-nummer, hvis det er en virksomhed.
5. Beskrivelse af produkter eller ydelser: Angiv klart og præcist, hvad du har solgt eller leveret. Dette kan være produkter, tjenester eller en kombination af begge dele. Beskrivelsen skal være detaljeret nok til, at kunden kan forstå, hvad de betaler for.
6. Pris pr. enhed og samlet pris: For hver vare eller tjeneste skal du angive enhedsprisen samt den samlede pris for det antal, der er blevet leveret.
7. Moms: Hvis du er momsregistreret, skal du oplyse momssatsen og det samlede momsbeløb. I Danmark er momsen normalt 25 %.
8. Samlet beløb: Dette er det beløb, som kunden skal betale, inklusive moms.
9. Betalingsbetingelser: Det er vigtigt at angive, hvornår betalingen skal ske. Almindelige betalingsbetingelser er f.eks. “Netto 30 dage”, hvilket betyder, at kunden har 30 dage til at betale fra fakturadatoen.
10. Betalingsoplysninger: Inkluder dine bankoplysninger eller andre betalingsmetoder, så kunden ved, hvor og hvordan betalingen skal ske.

Hvordan laver man en faktura manuelt?

Hvis du vælger at lave en faktura manuelt, kan du gøre dette i et program som Microsoft Word eller Excel.

Følg disse trin:

1. Åbn et nyt dokument i Word eller Excel.
2. Opret en tabel, hvor du kan liste alle de nødvendige oplysninger, som sælgers og kundens oplysninger, beskrivelse af produkter eller ydelser, pris pr. enhed, moms, betalingsbetingelser osv.
3. Gør det klart, hvad det samlede beløb er, som kunden skal betale.
4. Husk at nummerere fakturaen korrekt og inkludere datoen.
5. Når fakturaen er færdig, kan du gemme den som PDF og sende den til kunden via e-mail.

Du kan hente gratis faktura templates hos Microsoft her.

Dette er en meget simpel måde at lave en faktura på, men det kan blive tidskrævende i længden, hvis du har mange fakturaer at sende ud. Derudover skal du selv holde styr på fakturanumre og sikre dig, at alt overholder lovkravene. Derfor kan det være en god idé at bruge et faktureringsværktøj, der kan automatisere denne proces.

Automatisering af fakturaer med onlineværktøjer

For at gøre processen med at lave fakturaer nemmere, kan du benytte dig af forskellige faktureringsprogrammer. To populære værktøjer, der er specielt velegnede til mindre virksomheder og freelancere, er Dinero og Billy. Begge tilbyder gratis versioner, som er et godt sted at starte, hvis du har en begrænset mængde fakturaer, du skal sende ud.

Dinero

Dinero er et dansk regnskabsprogram, der tilbyder en brugervenlig faktureringsfunktion. Med Dinero kan du nemt oprette fakturaer, og programmet sørger automatisk for, at alle lovpligtige oplysninger er med på fakturaen. Desuden holder det styr på fakturanumre, og du kan tilføje både danske og udenlandske kunder.

En anden stor fordel ved Dinero er, at det kan integreres med din bank, hvilket gør det nemmere at følge med i, hvornår en faktura er blevet betalt. Du kan også sende fakturaen direkte fra programmet via e-mail, hvilket sparer tid.

Dinero tilbyder en gratis version, som er tilstrækkelig for mange mindre virksomheder og freelancere. Hvis du har brug for mere avancerede funktioner, kan du opgradere til en betalt version.

Billy

Billy er et andet dansk regnskabsprogram, der er særligt designet til små virksomheder og selvstændige. Programmet har en simpel brugerflade, der gør det let at oprette og sende fakturaer. Som med Dinero holder Billy styr på dine fakturanumre og sørger for, at fakturaen opfylder de lovmæssige krav.

Billy har også en gratis version, der kan bruges til at sende fakturaer. Denne version er begrænset til de mest grundlæggende funktioner, men det kan være en god start, hvis du kun har brug for at sende en håndfuld fakturaer hver måned.

Fordele ved at bruge faktureringsværktøjer

Der er mange fordele ved at bruge dedikerede faktureringsværktøjer som Dinero og Billy:

• Tidsbesparelse: Ved at bruge et faktureringsprogram sparer du tid, fordi du ikke manuelt skal oprette hver enkelt faktura.
• Færre fejl: Programmerne sørger for, at fakturaerne altid overholder de gældende lovkrav og hjælper med at undgå fejl som forkerte momssatser eller manglende oplysninger.
• Automatisk bogføring: Mange af disse programmer integrerer med din bank og andre systemer, så fakturaer automatisk bogføres, når de er betalt.
• Nem opfølgning: De fleste programmer giver dig mulighed for at holde styr på, hvilke fakturaer der er betalt, og hvilke der stadig er ubetalte.

Konklusion

At lave en korrekt faktura er vigtigt for at sikre, at du får betalt for dit arbejde, og at du overholder lovgivningen.

Mens du kan lave en faktura manuelt i programmer som Word eller Excel, er det ofte nemmere og mere effektivt at bruge et dedikeret faktureringsværktøj. Værktøjer som Dinero og Billy tilbyder gratis versioner, der gør det muligt for små virksomheder og freelancere at komme godt i gang.

Ved at automatisere faktureringsprocessen sparer du tid og reducerer risikoen for fejl, hvilket i sidste ende giver dig mere tid til at fokusere på at drive din virksomhed.