Jeg stødte første gang på ordet “EAN faktura”, da jeg begyndte at få offentlige kunder i vores animations-firma. Og det var her jeg begyndte at undersøge, hvad det egentlig var og hvordan man kom i gang.

Hvis din situation er som min, eller hvis du blot ønsker at gøre din faktureringsproces mere effektiv, så er denne artikel skræddersyet til dig.

Jeg fandt ud af, at EAN fakturaer er uundværlige, når man arbejder med offentlige institutioner, og jeg tænkte, at en dybdegående guide ville være oplagt for andre selvstændige og iværksættere i samme båd.

Vi ser nærmere på, hvad en EAN faktura er, hvilke fordele der er ved at bruge dem, og hvordan du kan komme i gang med at sende dine egne EAN fakturaer — helt gratis.

Indhold vis

Hvad er en EAN Faktura?

En EAN faktura er en elektronisk faktura, der adskiller sig fra traditionelle, papirbaserede fakturaer ved at have en unik EAN-kode (European Article Number).

Denne kode gør det lettere at automatisere og effektivisere faktureringsprocessen, især når du arbejder med store organisationer eller offentlige institutioner. Men det er ikke kun de “store spillere” der kan drage fordel af denne teknologi.

Som selvstændig eller iværksætter kan EAN fakturaer være et skridt på vejen til en mere strømlinet administration. Det sparer tid, reducerer fejl og gør det lettere at spore dine fakturaer.

Men hvorfor er det vigtigt?

Tja, i en tid hvor alt går digitalt, er det vigtigt at følge med. Ikke blot for at spare tid og ressourcer, men også fordi nogle organisationer og offentlige institutioner nu kræver, at fakturaer sendes elektronisk via EAN.

Fordele ved EAN Faktura

Når det kommer til EAN fakturaer, er der en række fordele, der gør dem til et attraktivt valg for både store virksomheder og små iværksættere. Lad os tage et kig på nogle af de vigtigste fordele:

Miljømæssige fordele: Først og fremmest bidrager EAN fakturaer til en mere bæredygtig forretning ved at reducere papirforbruget. Det er ikke kun godt for planeten, men det kan også forbedre din virksomheds image som en ansvarlig aktør.

Effektivitet og tidsbesparelse: En af de mest oplagte fordele er den tid du sparer. Ved at automatisere faktureringsprocessen fra start til slut kan du fokusere mere på din kerneforretning og mindre på administrative opgaver.

Nøjagtighed og mindre fejl: Elektroniske fakturaer minimerer risikoen for menneskelige fejl, hvilket er især vigtigt, når det kommer til komplicerede fakturaer eller store beløb. Ingen ønsker at opleve fejl, der kan forsinke betalinger eller skabe konflikter.

Kompatibilitet med offentlige institutioner: Som jeg selv har oplevet i mit animationsvideofirma, er EAN fakturaer ofte et krav, når man arbejder med offentlige institutioner. Det åbner døre for flere forretningsmuligheder og sikrer, at du ikke går glip af værdifulde kontrakter.

Sporbarhed og overblik: Med en EAN faktura får du en unik kode, der gør det nemt at spore fakturaens rejse fra udsteder til modtager. Det giver en højere grad af gennemsigtighed og mulighed for bedre rapportering.

Krav til EAN Faktura

EAN fakturaer kommer med visse krav, som du skal være opmærksom på, både ifølge lovgivning og i praksis. Her er en oversigt over de vigtigste ting, du skal kende til:

Selvom det er en elektronisk faktura, skal en EAN faktura stadig indeholde de grundlæggende oplysninger som i en traditionel faktura. Dette inkluderer din virksomheds navn og adresse, modtagerens navn og adresse, fakturanummer, datoen, en beskrivelse af varer eller tjenester, priser og moms, samt naturligvis en unik EAN-kode.

I Danmark og EU er der lovgivning, der regulerer brugen af EAN fakturaer. For eksempel skal du sørge for, at din faktura er i et format, der kan læses elektronisk i mindst 10 år. Det kan for eksempel være PDF/A-format.

Når du arbejder med offentlige institutioner, som jeg selv har erfaring med i mit animationsvideofirma, er der ofte særlige krav. Det kan for eksempel være obligatorisk at angive en bestemt referencekode eller kontaktepunkt i institutionen. Det er vigtigt at sætte sig ind i disse detaljer for at undgå fejl og forsinkelser.

Mange offentlige institutioner og større virksomheder har præferencer for, hvilke standarder de anvender for EAN fakturaer. Det kan for eksempel være OIOUBL i Danmark. At følge disse standarder sikrer en mere gnidningsfri proces.

Før du sender din EAN faktura afsted, er det en god idé at validere den for at sikre, at alle oplysninger er korrekte og i det korrekte format. Nogle online tjenester tilbyder denne validering som en del af deres service.

Nu hvor du har en grundig forståelse af, hvad der kræves for at udstede en EAN faktura, kan vi i næste afsnit dykke ned i, hvordan du rent praktisk kommer i gang med at udstede dine egne EAN fakturaer.

Sådan kommer du i gang

Nu hvor du har en god forståelse af, hvad en EAN faktura er, og hvilke krav der stilles til den, er det tid til at tage det næste skridt og faktisk begynde at udstede dem. Her er en trin-for-trin guide til at komme i gang:

Vælg den rette tjeneste: Først og fremmest skal du vælge en online tjeneste, der kan hjælpe dig med at udstede EAN fakturaer. Der findes mange forskellige muligheder, både gratis og betalte. Det er vigtigt at vælge en, der passer til dine behov og har de funktioner, du har brug for.
Opsætning af virksomhedsoplysninger: Når du har valgt en tjeneste, er det tid til at indtaste dine virksomhedsoplysninger. Dette inkluderer firmaets navn, adresse, telefonnummer, og selvfølgelig din EAN-kode, som er afgørende for hele processen.
Skabeloner og design: Mange tjenester tilbyder skabeloner, der gør det let at oprette en professionel og lovlig EAN faktura. Vælg en skabelon, der passer til din virksomheds identitet, og tilpas den efter behov.
Udfyldning og validering: Når skabelonen er klar, skal du udfylde de nødvendige felter som fakturanummer, modtageroplysninger, beskrivelse af varer eller tjenester, priser, og moms. Husk at validere fakturaen for at sikre, at alle oplysninger er korrekte.
Afsendelse: Endelig er det tid til at sende din EAN faktura. Nogle tjenester tilbyder direkte integration med e-mail eller endda automatiske betalingsløsninger. Vælg den metode, der passer bedst til din forretning.
Opfølgning og arkivering: Efter afsendelse er det vigtigt at følge op og sikre, at fakturaen er blevet modtaget og behandlet. Arkiver også fakturaen elektronisk i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Online Services til Gratis EAN Faktura

At komme i gang med EAN fakturaer behøver ikke at være en bekostelig affære. Der findes flere online services, der tilbyder gratis muligheder for at udstede EAN fakturaer. Her er en hurtig guide til nogle af de mest populære:

Debitoor

Debitoor er en brugervenlig tjeneste, der tilbyder en gratis version med begrænsede funktioner, men som er mere end tilstrækkelig for små virksomheder eller iværksættere, der er nye inden for EAN fakturering.

e-conomic

Dette er en anden populær online regnskabsplatform, der også har en EAN faktura-funktion. Selvom det primært er en betalt service, tilbyder de en prøveperiode, hvor du kan afprøve EAN fakturering gratis.

Billy

Billy er en dansk udviklet tjeneste, der også har en gratis version. Det er især godt for dem, der ønsker en dansk flade og dansk support, mens de navigerer i verdenen af EAN fakturaer.

Faktura.dk

Dette er en mere specialiseret tjeneste fokuseret udelukkende på fakturering. De har en gratis model, der er perfekt for dem, der udelukkende leder efter en simpel, ligetil løsning til at sende EAN fakturaer.

QuickBooks

Selvom dette er en mere international platform, tilbyder de også support for EAN fakturaer. Deres gratis prøveperiode giver dig mulighed for at teste deres EAN faktureringssystem.

Alle disse tjenester har deres egne fordele og ulemper, så det kan være en god idé at prøve et par forskellige ud, før du beslutter dig for, hvilken der passer bedst til dine behov.

Uanset dit valg, kan du forvente at spare tid og ressourcer, mens du professionaliserer din faktureringsproces.

Relateret: Gratis fakturaprogram

Sådan sender du din første EAN Faktura : En komplet guide