Sådan laver du en faktura til udlandet – alt, du skal du vide

At udarbejde en faktura til udlandet adskiller sig fra at lave en faktura til en dansk virksomhed.

Når du handler med udenlandske kunder, er der flere aspekter, du skal tage højde for, som f.eks. forskellige valutaer, momsregler og lovgivning i de pågældende lande.

Denne guide vil hjælpe dig med at forstå, hvad du skal være opmærksom på, og hvordan du korrekt udarbejder en faktura til dine udenlandske kunder.

1. Grundlæggende elementer i en faktura

Uanset om du laver en faktura til en dansk eller en udenlandsk kunde, skal den altid indeholde nogle grundlæggende informationer.

Disse oplysninger sikrer, at fakturaen er i overensstemmelse med reglerne og kan bruges til bogføring. De grundlæggende elementer er:

• Dit virksomhedsnavn og adresse: Din faktura skal tydeligt vise din virksomheds navn og adresse.
• Kundens navn og adresse: Den virksomhed eller person, der modtager fakturaen, skal også fremgå.
• Fakturanummer: Hver faktura skal have et unikt nummer, som gør det nemt at identificere den.
• Fakturadato: Datoen for, hvornår fakturaen blev udstedt, skal være angivet.
• Beskrivelse af varerne eller tjenesteydelserne: En detaljeret beskrivelse af, hvad fakturaen dækker, inklusiv mængde, enhedspris og totalbeløb.
• Betalingsbetingelser: Angiv, hvornår du forventer, at betalingen sker. Dette kan være f.eks. 14, 30 eller 60 dage efter fakturaudstedelsen.

Når du handler med udenlandske kunder, kommer der yderligere faktorer i spil, som vi vil gennemgå i de følgende afsnit.

2. Valuta og betalingsmetoder

Når du fakturerer en kunde i udlandet, kan det være nødvendigt at fakturere i en anden valuta end danske kroner (DKK). Det er vigtigt, at du og din kunde er enige om, hvilken valuta der skal bruges, inden du udsteder fakturaen.

Hvis du fakturerer i en udenlandsk valuta, skal du sørge for at:

• Angive den nøjagtige valuta på fakturaen, f.eks. euro (EUR), amerikanske dollars (USD), britiske pund (GBP) osv.
• Overveje eventuelle valutakurssvingninger, især hvis der er et længere tidsrum mellem fakturadatoen og betalingsdatoen.
• Sikre, at din bank kan modtage udenlandske overførsler, og at du er opmærksom på eventuelle bankgebyrer for modtagelse af betalinger fra udlandet.

Når det kommer til betalingsmetoder, kan der være nogle forskelle i forhold til betalinger inden for Danmark. Ofte bruges internationale overførsler (SWIFT eller IBAN), PayPal eller kreditkorttransaktioner, afhængigt af kundens præferencer.

3. Momsregler ved fakturering til udlandet

Momsbehandling er et af de mest komplekse områder, når det kommer til fakturering til udlandet. Reglerne varierer afhængigt af, om din kunde er i et andet EU-land eller uden for EU, samt om din kunde er en virksomhed eller en privatperson.

Handel med EU-lande

Hvis du sælger til en virksomhed i et andet EU-land, og de har et gyldigt momsnummer, kan du som regel fakturere uden moms under reglerne for omvendt betalingspligt. Dette betyder, at det er kundens ansvar at afregne momsen i deres eget land. For at fakturere uden moms skal du sikre dig følgende:

• Kunden skal oplyse deres gyldige momsnummer. Du kan tjekke, om momsnummeret er gyldigt, ved hjælp af EU’s VIES-system.
• Din faktura skal indeholde både dit eget og kundens momsnummer.
• Du skal skrive “omvendt betalingspligt” eller tilsvarende på fakturaen for at angive, at momsen afregnes af køberen.

Hvis du sælger til en privatperson i et andet EU-land, skal du som udgangspunkt opkræve dansk moms, medmindre du har registreret dig for moms i det pågældende land og opkræver lokal moms der.

Handel uden for EU

Når du handler med kunder uden for EU, anses det som eksport, og du kan normalt fakturere uden moms. Dog skal du stadig kunne dokumentere, at varerne eller tjenesteydelserne faktisk eksporteres ud af EU, for at være momsfritaget.

Sørg for at:

• Angive, at fakturaen er for en eksport og derfor momsfri.
• Opbevare al nødvendig dokumentation for eksporten, som toldpapirer og leveringsdokumenter.

4. Angivelse af korrekt adresse og kontaktoplysninger

Når du fakturerer udenlandske kunder, er det vigtigt at sikre sig, at alle kontaktoplysninger er korrekte. Dette inkluderer både din egen virksomhedsoplysninger og kundens oplysninger. Sørg for, at du har den rigtige adresse, postnummer og land samt eventuelle specifikke oplysninger som f.eks. en lokal afdelings adresse, hvis dette er relevant.

For kunder uden for Danmark kan det også være en god idé at inkludere internationale telefonnumre og e-mailadresser for at sikre, at kommunikationen er smidig, især hvis der opstår spørgsmål omkring fakturaen.

5. Specifikation af levering og ydelser

En detaljeret beskrivelse af de varer eller tjenester, du sælger, er afgørende, især når det drejer sig om international handel. Hvis der er forskel i sproget mellem dig og din kunde, kan det være nødvendigt at skrive fakturaen på engelsk eller et andet fælles sprog for at undgå misforståelser.

Vær præcis i din beskrivelse, og angiv f.eks.:

• Antal enheder af varen eller tjenesten
• Enhedsprisen i den valgte valuta
• Samlede beløb for hver linje
• Eventuelle rabatter eller tillæg

6. Faktura i PDF-format

Det er standard at sende fakturaer i PDF-format, når man fakturerer til udlandet. Dette sikrer, at fakturaen ser ens ud for både dig og din kunde, uanset hvilket software eller system de bruger. Desuden undgår du risikoen for, at dokumentet bliver ændret eller korrumperet undervejs.

7. Internationale regler og konventioner

Forskellige lande har forskellige regler og konventioner omkring fakturering. Det kan være nyttigt at undersøge, om der er særlige krav i det land, du handler med. I nogle lande kan der f.eks. være krav om, at fakturaer skal indeholde specifikke oplysninger, eller at der skal være en særlig formatering. Hvis du arbejder med store internationale kunder, kan de også have deres egne interne retningslinjer for, hvordan fakturaer skal udformes.

8. Brug af gratis fakturaprogrammer som Dinero

Selvfølgelig er det også værd at nævne, at der findes flere gratis fakturaprogrammer, som kan hjælpe dig med at udarbejde en faktura til udlandet. Et af de mest populære værktøjer i Danmark er Dinero, som er designet til at gøre det nemt at oprette og sende fakturaer – både til danske og udenlandske kunder.

Ved at bruge et program som Dinero kan du drage fordel af følgende funktioner:

• Automatisk momsberegning: Dinero kan håndtere både danske og udenlandske momsregler, så du slipper for at skulle bekymre dig om at beregne moms manuelt.
• Valutahåndtering: Programmet giver dig mulighed for at fakturere i forskellige valutaer, så du nemt kan sende fakturaer til kunder i hele verden.
• Nem håndtering af kundeoplysninger: Med Dinero kan du gemme dine kunders oplysninger og deres momsnumre, hvilket sparer tid, når du skal oprette fremtidige fakturaer.
• PDF-fakturaer: Når du opretter en faktura, genererer Dinero automatisk en PDF, som du kan sende til dine kunder via e-mail.
• Integrationer: Programmet understøtter integrationer med andre værktøjer som f.eks. dit regnskabssystem og betalingsløsninger, hvilket gør det endnu lettere at holde styr på din økonomi.

En af fordelene ved at bruge et fakturaprogram som Dinero er, at det hjælper med at undgå fejl, når du skal tage højde for de særlige regler, der gælder for internationale fakturaer. Det sikrer også, at din faktura altid er i overensstemmelse med lovgivningen, uanset om du handler inden for eller uden for EU.

Kort sagt, hvis du ønsker en nem og effektiv måde at lave en faktura til udlandet, er et program som Dinero et fremragende valg, som kan spare dig tid og sikre, at alt bliver gjort korrekt fra start til slut.

9. E-fakturering

I nogle lande, særligt i Europa, er e-fakturering ved at blive standard. Det kan være en fordel at tilpasse sig denne trend, da mange offentlige og private virksomheder kræver, at fakturaer fremsendes i elektronisk format (e-faktura) via specifikke platforme eller systemer. Det kan være en god idé at sikre, at dit fakturasystem understøtter e-fakturering til udlandet.

Afslutning

At lave en faktura til udlandet kræver ekstra opmærksomhed på detaljer som valuta, moms, og lovgivning i det pågældende land. Ved at følge de ovenstående retningslinjer kan du sikre, at din faktura overholder alle krav og bliver korrekt behandlet af både dig og din udenlandske kunde.